Help! Mijn werknemer functioneert niet goed, wat moet ik doen?

Help! Mijn werknemer functioneert niet goed, wat moet ik doen2

Waarom een verbeterplan bij disfunctioneren?
Als werkgever zit je niet te wachten op een werknemer die ondermaats presteert. Maar wat moet je doen indien je onverhoopt toch te maken krijgt met een werknemer die niet (meer) geschikt is voor de functie? Het is in de eerste plaats van belang dat aan de werknemer tijdig duidelijk wordt gemaakt dat hij niet goed functioneert. Dit kan bijvoorbeeld tijdens functioneringsgesprekken of beoordelingsgesprekken die vervolgens in verslagen worden vastgelegd.

Vervolgens moet er een verbeterplan worden opgesteld. Dit verbeterplan is bedoeld om de werknemer alsnog goed te laten functioneren. Pas indien een werknemer na het doorlopen van het verbeterplan nog steeds onder de maat functioneert, kan er gekeken worden of er voldoende op tafel ligt om de werknemer te ontslaan via een ontbindingsprocedure bij de kantonrechter.

Zoals hierboven aangegeven kijkt de rechter erg kritisch naar het verbeterplan. De wet bepaalt niet waaraan een goed verbeterplan moet voldoen. Gelukkig kunnen we aan de hand van de rechtspraak wat handvatten geven.

Wat moet er in het verbeterplan staan? 
In een verbeterplan moeten concrete afspraken tussen de werkgever en de werknemer te worden neergelegd. De belangrijkste afspraken die in ieder geval moeten worden opgenomen, worden hieronder uiteengezet.

1. Doel en duur
Het doel en de duur van het verbeterplan moeten concreet zijn omschreven. Het moet voor de werknemer immers duidelijk zijn wat van hem wordt verwacht en binnen welk tijdsbestek. Het heeft dan ook de voorkeur om het doel en de verbeterpunten volgens het ‘SMART’-principe op te stellen. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Er is geen standaard duur voor een verbeterplan. In de praktijk komen verbeterplanen van drie tot twaalf maanden veel voor. Wat een redelijke duur voor een verbeterplan is, hangt af van de concrete omstandigheden van het geval. Zo heeft een kantonrechter in een specifiek geval een verbeterplan van zes weken redelijk gevonden. Hierbij dient opgemerkt te worden dat dit een uitzonderingsgeval is waarin het ging om relatief eenvoudig (ongeschoold) werk aan de inpaktafel en zaagtafel.

Je mag als werkgever dus zeker niet zomaar ervan uitgaan dat een betrekkelijk korte periode van zes weken in elke situatie zal volstaan. Er dient per geval gekeken te worden naar wat een redelijke termijn is om aan de concrete ondermaatse prestatie van een werknemer te werken.

2. Begeleiding
Van een werkgever wordt verwacht dat hij ondersteuning en begeleiding biedt aan een disfunctionerende werknemer. Denk hierbij aan het aanbieden van interne begeleiding door een collega zoals een leidinggevende of externe begeleiding door middel van coaching. De begeleiding aan de werknemer kan ook gelegen zijn in het aanbieden van training/bijscholing of een cursus. Leg deze begeleiding ook vast in het verbeterplan.

3. Evaluatiemomenten
Het is raadzaam om evaluatiemomenten – zowel tussentijdse evaluaties als een eindevaluatie – vast te leggen in het verbeterplan. Deze evaluatiemomenten zijn erg belangrijk. Tijdens deze momenten wordt namelijk de voortgang per verbeterpunt besproken. Hierdoor kan duidelijk worden hoe het tot op dat moment gaat en of er extra begeleiding nodig is.

Om een goed dossier op te bouwen is het verstandig om alle gesprekken schriftelijk vast te leggen en deze te laten ondertekenen door de werknemer. Indien een werknemer weigert de verslagen te ondertekenen, dan kun je de werknemer vragen de verslagen te ondertekenen voor gezien. Mocht een werknemer ook dit weigeren, dan is het raadzaam om de verslagen per e-mail vooruit en per aangetekende post te versturen zodat je bewijs hebt van ontvangst.

4. Consequenties
Geef in het verbeterplan ook aan wat de consequenties zijn indien een werknemer het verbeterplan niet succesvol doorloopt. Zo weet een werknemer wat hem te wachten staat als hij er niet in slaagt zijn functioneren in voldoende mate te verbeteren. Een consequentie kan een ontbindingsverzoek via de rechter zijn, maar bijvoorbeeld ook een demotie, een overplaatsing of het niet verlengen van een tijdelijk contract. In geval van een ontbindingsverzoek is het van belang dat je als werkgever eerst onderzoekt of er mogelijkheden voor herplaatsing zijn en moet je kunnen aantonen dat je hiervoor voldoende inspanningen hebt verricht.

Wie is er verantwoordelijk voor het verbeterplan?
Belangrijk is dat zowel de werkgever als de werknemer verantwoordelijk zijn voor het opstellen van een verbeterplan. Een werknemer is dus medeverantwoordelijk.

Het kan zelfs zo ver gaan dat van een werknemer mag worden verwacht dat hij zelf het verbeterplan opstelt. Hierbij moet worden opgemerkt dat een werkgever alleen onder bepaalde omstandigheden van een disfunctionerende werknemer mag verlangen dat de werknemer zelf een verbeterplan opstelt. Dit hangt af van onder meer de functie, het functieniveau en de werkervaring. Je mag dit dus niet van elke werknemer verwachten.

Zo heeft de Rechtbank Midden-Nederland in juli 2017 een arbeidsovereenkomst met een werknemer ontbonden, omdat de werknemer niet zelf een deugdelijk verbeterplan had opgesteld. In dit uitzonderlijke geval ging het om een werknemer die feedback van de werkgever had ontvangen omtrent het ontbreken aan (management)vaardigheden. De werkgever had in dit kader van de werknemer verlangd dat de werknemer zelf een verbeterplan zou opstellen. De werkgever was niet tevreden over de inhoud van het verbeterplan en startte een ontbindingsprocedure. Het ontbindingsverzoek werd door de kantonrechter toegewezen omdat gelet op het functieniveau en werkervaring van de werknemer verwacht mocht worden dat hij in staat was, aan de hand van ontvangen feedback, zelf een verbeterplan met concrete doelen op te stellen. Hieruit had moeten blijken dat de werknemer begreep en erkende dat er verbetering in het functioneren nodig was. Nu de werknemer daartoe niet in staat was gebleken, vond de kantonrechter het voldoende aannemelijk dat het de werknemer ontbrak aan vermogen tot zelfreflectie en daardoor aan het vereiste leervermogen om de vereiste vaardigheden te verwerven en te verbeteren.

Samenvatting
Van zowel werkgever als werknemer wordt tijdens het verbetertraject een serieuze en actieve houding verwacht. Een werkgever moet er alles aan doen om te proberen het functioneren van een disfunctionerende werknemer te verbeteren.

Hieronder staan de belangrijkste punten die van belang zijn bij een verbeterplan:

  1. Zijn in het verbeterplan concrete en objectieve verbeterpunten omschreven?
  2. Zijn er concrete doelen afgesproken?
  3. Is er een redelijk tijdvak afgesproken?
  4. Is de werknemer door de werkgever begeleid?
  5. Hebben er evaluatiemomenten plaatsgevonden?
  6. Zijn er gespreksverslagen omtrent het verbeteren van het functioneren (en eventueel ondertekend door beide partijen)?
  7. Zijn er consequenties vastgelegd in geval van onvoldoende verbetering?

Zit jij met een disfunctionerende werknemer en weet je niet goed wat je moet doen? Wil je weten hoe je het verbetertraject vorm moet geven? Of heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of over andere juridische zaken? Neem dan contact met mij op per e-mail saricanvanhees@legalmatters.com of telefonisch 088 – 628 388. Ik help je graag verder!

Posted in

Dianne Sarican

Wekelijks op de hoogte blijven van juridisch nieuws?

Opgelet bij het ontbinden van overeenkomsten!

Opgelet bij het ontbinden van overeenkomsten!

Door Puk Birnie | juli 11, 2018

Het gebeurt dagelijks: het sluiten van overeenkomsten. Helaas ontstaan er ook problemen bij de uitvoering van overeenkomsten. Zo kan een aannemer slecht werk leveren, of een product niet voldoen aan de verwachtingen.  Veel mensen houden vast aan de gedachte dat men altijd de overeenkomst nog kan ontbinden. Toch werkt het in de praktijk niet zo.…

Bedrag overgemaakt naar verkeerde ontvanger wat nu

Bedrag overgemaakt naar verkeerde ontvanger: wat nu?

Door Puk Birnie | juni 12, 2018

Als ondernemer zijn financiële handelingen aan de orde van de dag. Met een alerte controller in dienst worden fouten niet snel gemaakt. Toch kan het gebeuren dat je een geldbedrag per ongeluk naar een verkeerd rekeningnummer overmaakt. Onlangs deed de rechtbank Amsterdam uitspraak in een zaak betreffende een zogeheten ‘onverschuldigde betaling’. De zaak kwam groot…

Niet-geslaagde mediation reden voor ontbinding

Niet-geslaagde mediation reden voor ontbinding arbeidsovereenkomst?

Door Charlotte van Eeden | juli 11, 2018

Hoewel jij als werkgever hopelijk alleen maar talentvolle werknemers in dienst hebt waar je het óók nog eens goed mee kan vinden, is het natuurlijk mogelijk dat dit niet het geval is. In sommige gevallen moeten werkgever en werknemer zelfs met elkaar in gesprek onder begeleiding van een mediator. Maar wat als zo’n mediationtraject niet…

De 7 stappen die jij móet nemen als jouw werknemer ziek is

De 7 stappen die jij móet nemen als jouw werknemer ziek is

Door Charlotte van Eeden | juni 6, 2018

Helaas horen bij het ondernemerschap ook minder leuke kanten. Zo kan het gebeuren dat één van jouw werknemers ziek wordt. Naast het feit dat dat voor de werknemer uiterst vervelend is, brengt het voor jou als werkgever ook een hoop kosten met zich mee. Als je daarnaast de plichten vanuit de Wet Poortwachter niet (goed)…