Mogen werknemers privé-internetten op het werk?

Werknemers die tijdens werktijd internetten, privé e-mailtjes verzenden vanaf het e-mailadres van werk of documenten van werk doorzenden naar hun privé e-mail om thuis nog even verder te werken. Iedere werkgever heeft er wel mee te maken. Hoe ga je hiermee om en wat kun je ertegen doen?

Mogen werknemers prive-internetten op het werk

Als werkgever kun je een werknemer niet verbieden om e-mail en internet te gebruiken voor privédoeleinden. Werknemers hebben recht op privacy op de werkvloer. Dat betekent onder andere dat werkgevers, weliswaar in beperkte mate, moeten toestaan dat werknemers privézaken regelen onder werktijd. Betekent dit dan dat je werknemers gewoon maar hun gang moet laten gaan met internet en e-mailgebruik? Het antwoord hierop is nee, maar het is zaak om de juiste stappen te doorlopen. De belangrijkste stappen zet ik hieronder op een rij.

Stap 1. Zorg voor een duidelijk internet- en e-mailbeleid
Alles valt of staat met een goed internet- en e-mailbeleid. Dat bleek onlangs ook weer toen de Rechtbank Amsterdam bepaalde dat een ontslag op staande voet rechtsgeldig was gegeven vanwege het internetgebruik van de betreffende werkneemster. In deze situatie had de werkgever een duidelijk beleid over internet-, sms- en telefoongebruik dat zij via een memo aan het personeel bekend had gemaakt. De werkneemster lapte dit beleid aan haar laars en dus werd zij ontslagen.

In een dergelijk beleid kun je internetten niet verbieden. Je kunt wél misbruik van de faciliteiten verbieden wanneer je hier een legitiem doel voor hebt. Dit kunnen bijvoorbeeld beveiligingsrisico’s, schending van de goede bedrijfsnaam, kosten of het plegen van misdrijven zijn.

Stap 2. Informeer werknemers over het internet- en e-mailbeleid
Als je een goed en duidelijk beleid hebt opgesteld, moet je je werknemers hierover ook informeren. Zo ook over de wijze waarop controle wordt uitgevoerd. Heb je een ondernemingsraad? Dan moet je die om instemming voor dit beleid vragen. De ondernemingsraad moet immers toezien op de privacy van werknemers.

Bij het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (het EHRM) was onlangs een zaak beland waarbij de werkgever haar werknemer onvoldoende geïnformeerd.

Volgens het EHRM moet een werknemer op duidelijke wijze vooraf worden geïnformeerd over de aard, reikwijdte, omvang en wijze van controle van berichten door de werkgever. Er moet bijvoorbeeld aangegeven worden:

  • Of alleen naar de stroom van communicatie of naar de inhoud van de berichten wordt gekeken;
  • In welke gevallen wordt overgegaan tot monitoring en voor hoe lang;
  • Wie er toegang heeft tot de resultaten;
  • Welke doeleinden de monitoring heeft;
  • Welke sancties er aan het overtreden van het beleid worden gehangen.

Stap 3. Controleer en monitor het internetgebruik door werknemers op gepast wijze
Een beleid heeft natuurlijk weinig zin als je het niet kunt handhaven. Maar je moet je als werkgever realiseren dat je niet zomaar kunt controleren of jouw werknemers zich houden aan het internet- en e-mailbeleid.

Allereerst moet de werkgever dus een legitiem doel hebben om misbruik van de faciliteiten te verbieden. Vervolgens moeten de (controle)maatregelen die hij neemt dit doel ook dienen. De inbreuk op de privacy van de werknemer moet daarnaast in verhouding staan tot het doel en de werkgever moet kiezen voor de maatregel die het minst schadelijk is. En is het verder redelijk dat de persoonsgegevens van de werknemer worden verwerkt en is de controle noodzakelijk?

Tot slot is het van belang dat je zoveel mogelijk anoniem monitort en dat je concrete aanwijzingen moet hebben dat een werknemer iets fout doet voordat je persoonsgericht mag monitoren.

Samenvatting
Het is niet toegestaan om privé e-mailen en internetten geheel te verbieden. Wel is het mogelijk om misbruik van de faciliteiten te verbieden als je daar een legitiem doel voor hebt. Vervolgens is het van belang om:

  • Een duidelijk internet en e-mailbeleid te hebben;
  • Je werknemers uitgebreid te informeren;
  • Je de noodzaak van de controle af te vragen;
  • Na te gaan of er een minder schadelijke maatregel is;
  • Goed na te denken over de redelijkheid van de verwerking van de persoonsgegevens;
  • Na te gaan of het doel dat je wilt bereiken in verhouding staat tot de inbreuk van de privacy van de werknemer.

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of over andere juridische zaken? Neem dan contact met mij op per e-mail rodenburg@legalmatters.com of telefonisch 088 – 6288 388. Ik help je graag verder!

Posted in

Leonie Rodenburg

Mis niets meer, ontvang wekelijks het laatste juridische nieuws!

Brengt het nieuwe ontslag op staande voet wel zekerheid?

Door Mark Wiggelaar | september 28, 2015

Brengt het nieuwe ontslag op staande voet wel zekerheid? Ontslag op staande voet: dé manier om per direct eenzijdig van een werknemer af te komen. Hoe doe je dat als werkgever na de invoering van het nieuwe ontslagrecht? De toets blijft zwaar en de rechter blijft net zo kritisch als voorheen, want de gevolgen van…

Oprichter Piet-Hein Boekel: Juridisch fit zijn is een lifestyle

Door Mark Wiggelaar | september 3, 2015

Oprichter Piet-Hein Boekel: Juridisch fit zijn is een lifestyle Dertien kilo geleden had ik een (mental) coach, een fysio, een trainer en was ik elke dag als proftennisser bezig om het maximale uit mezelf te halen. Mezelf beter en sneller te maken dan de concurrentie. Mentaal en fysiek was ik ‘on top of my game’.…

Zó verlaag je de huurprijs van je bedrijfspand

Door Mark Wiggelaar | augustus 11, 2015

Zó verlaag je de huurprijs van je bedrijfspand Sinds de intrede van de crisis in 2008 verkeren veel ondernemers in de horeca en retail in zwaar weer. Bezoekersaantallen vallen tegen en omzetten dalen. Veel ondernemers huren een bedrijfsruimte en zijn voor een lange tijd gebonden aan hoge huurprijzen die niet langer overeenstemmen met die van…

Battle of forms: wie wint de strijd der formulieren?

Door Mark Wiggelaar | augustus 7, 2015

Battle of forms: wie wint de strijd der formulieren? Algemene voorwaarden kunnen misschien vanwege hun vrij onopvallende verschijningsvorm ondergeschikt overkomen, maar zijn daarentegen van cruciaal belang. Met name voor ondernemers zijn de kleine lettertjes onmisbaar. De vaak als droge juridische kost betitelde plicht zorgt er immers voor dat veel zaken op voorhand goed geregeld worden…