Mogen werknemers privé-internetten op het werk?

Werknemers die tijdens werktijd internetten, privé e-mailtjes verzenden vanaf het e-mailadres van werk of documenten van werk doorzenden naar hun privé e-mail om thuis nog even verder te werken. Iedere werkgever heeft er wel mee te maken. Hoe ga je hiermee om en wat kun je ertegen doen?

Mogen werknemers prive-internetten op het werk

Als werkgever kun je een werknemer niet verbieden om e-mail en internet te gebruiken voor privédoeleinden. Werknemers hebben recht op privacy op de werkvloer. Dat betekent onder andere dat werkgevers, weliswaar in beperkte mate, moeten toestaan dat werknemers privézaken regelen onder werktijd. Betekent dit dan dat je werknemers gewoon maar hun gang moet laten gaan met internet en e-mailgebruik? Het antwoord hierop is nee, maar het is zaak om de juiste stappen te doorlopen. De belangrijkste stappen zet ik hieronder op een rij.

Stap 1. Zorg voor een duidelijk internet- en e-mailbeleid
Alles valt of staat met een goed internet- en e-mailbeleid. Dat bleek onlangs ook weer toen de Rechtbank Amsterdam bepaalde dat een ontslag op staande voet rechtsgeldig was gegeven vanwege het internetgebruik van de betreffende werkneemster. In deze situatie had de werkgever een duidelijk beleid over internet-, sms- en telefoongebruik dat zij via een memo aan het personeel bekend had gemaakt. De werkneemster lapte dit beleid aan haar laars en dus werd zij ontslagen.

In een dergelijk beleid kun je internetten niet verbieden. Je kunt wél misbruik van de faciliteiten verbieden wanneer je hier een legitiem doel voor hebt. Dit kunnen bijvoorbeeld beveiligingsrisico’s, schending van de goede bedrijfsnaam, kosten of het plegen van misdrijven zijn.

Stap 2. Informeer werknemers over het internet- en e-mailbeleid
Als je een goed en duidelijk beleid hebt opgesteld, moet je je werknemers hierover ook informeren. Zo ook over de wijze waarop controle wordt uitgevoerd. Heb je een ondernemingsraad? Dan moet je die om instemming voor dit beleid vragen. De ondernemingsraad moet immers toezien op de privacy van werknemers.

Bij het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (het EHRM) was onlangs een zaak beland waarbij de werkgever haar werknemer onvoldoende geïnformeerd.

Volgens het EHRM moet een werknemer op duidelijke wijze vooraf worden geïnformeerd over de aard, reikwijdte, omvang en wijze van controle van berichten door de werkgever. Er moet bijvoorbeeld aangegeven worden:

  • Of alleen naar de stroom van communicatie of naar de inhoud van de berichten wordt gekeken;
  • In welke gevallen wordt overgegaan tot monitoring en voor hoe lang;
  • Wie er toegang heeft tot de resultaten;
  • Welke doeleinden de monitoring heeft;
  • Welke sancties er aan het overtreden van het beleid worden gehangen.

Stap 3. Controleer en monitor het internetgebruik door werknemers op gepast wijze
Een beleid heeft natuurlijk weinig zin als je het niet kunt handhaven. Maar je moet je als werkgever realiseren dat je niet zomaar kunt controleren of jouw werknemers zich houden aan het internet- en e-mailbeleid.

Allereerst moet de werkgever dus een legitiem doel hebben om misbruik van de faciliteiten te verbieden. Vervolgens moeten de (controle)maatregelen die hij neemt dit doel ook dienen. De inbreuk op de privacy van de werknemer moet daarnaast in verhouding staan tot het doel en de werkgever moet kiezen voor de maatregel die het minst schadelijk is. En is het verder redelijk dat de persoonsgegevens van de werknemer worden verwerkt en is de controle noodzakelijk?

Tot slot is het van belang dat je zoveel mogelijk anoniem monitort en dat je concrete aanwijzingen moet hebben dat een werknemer iets fout doet voordat je persoonsgericht mag monitoren.

Samenvatting
Het is niet toegestaan om privé e-mailen en internetten geheel te verbieden. Wel is het mogelijk om misbruik van de faciliteiten te verbieden als je daar een legitiem doel voor hebt. Vervolgens is het van belang om:

  • Een duidelijk internet en e-mailbeleid te hebben;
  • Je werknemers uitgebreid te informeren;
  • Je de noodzaak van de controle af te vragen;
  • Na te gaan of er een minder schadelijke maatregel is;
  • Goed na te denken over de redelijkheid van de verwerking van de persoonsgegevens;
  • Na te gaan of het doel dat je wilt bereiken in verhouding staat tot de inbreuk van de privacy van de werknemer.

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of over andere juridische zaken? Neem dan contact met mij op per e-mail rodenburg@legalmatters.com of telefonisch 088 – 6288 388. Ik help je graag verder!

Posted in

Leonie Rodenburg

Wekelijks op de hoogte blijven van juridisch nieuws?

Opletten met overwerk wijziging WML!

Opletten met overwerk: wijziging WML!

Door Charlotte van Eeden | april 18, 2018

Per 1 januari 2018 wijzigde de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML). Vorig jaar is de leeftijd waarop een werknemer recht heeft op het wettelijk minimumloon al aangepast van 23 jaar naar 22 jaar. Nu schrijft de wet andere regels voor met betrekking tot minimumloon en de vakantietoeslag bij overwerk. Wat veranderde er? Voor de wijziging…

Werknemer installeert bitcoinmachine en wordt ontslagen mag dat

Werknemer installeert stiekem een bitcoinmachine en wordt ontslagen: mag dat?

Door Charlotte van Eeden | maart 31, 2018

Onlangs schreven wij al een artikel over het investeren in bitcoins, en wat hierbij mis kan gaan. Nu bespreken wij een andere situatie: een werknemer installeerde voor het minen van bitcoins stiekem een machine op kantoor. Deze werknemer is op staande voet ontslagen. Is dit terecht? De feiten op een rij De werknemer werkte sinds…

#3, Vakblad Aannemer, Schade aan bedrijfseigendommen.LegalMatters

Schade aan bedrijfseigendommen

Door Charlotte van Eeden | maart 29, 2018

Werknemers bezitten vaak bedrijfseigendommen, zoals een bus vol gereedschap of een laptop. Maar wie betaalt als er als hier schade aan ontstaat? Onze jurist Charlotte van Eeden legt tegenover Vakblad Aannemer uit hoe het precies zit.

Rechter legt ICI PARIS over de knie: werkneemster onterecht op staande voet ontslagen

Door Charlotte van Eeden | februari 28, 2018

Onlangs publiceerden wij een artikel over Kruidvat die een medewerkster op staande voet ontsloeg, omdat zij een gratis crème gebruikte. Dat de rechter het ontslag goedkeurde, bleek toch niet zo verrassend. Nu is weer een werkneemster ontslagen, dit keer van ICI PARIS XL. Zij gaf haar broer proefjes en gifts mee toen hij een parfum…