Uit de praktijk: Help! Mijn werknemers downloaden illegale software

Uit de praktijk: Help! Mijn werknemers downloaden illegale software

In de rubriek ‘Uit de praktijk’ worden veelgestelde vragen van ondernemers behandeld. Met deze keer: “Ik geef mijn werknemers een laptop om thuis te kunnen werken. Wat zij daarop allemaal downloaden, weet ik niet. Ik voel mij niet verantwoordelijk. Ik heb toch geen invloed op hun gedrag? Of zie ik dit verkeerd?” 

The Pirate Bay

Het is eerder regel dan uitzondering: een eigen laptop van de zaak om het thuiswerken onder de werknemers te promoten. Je ziet ook veel dat werknemers thuiswerken op hun eigen computer en inloggen op de werkomgeving van de baas. Wat werknemers op het internet allemaal uitspoken weten veel werkgevers niet en er zijn vaak geen duidelijke regels over wat wel en niet mag. En dat kan je als werkgever behoorlijk duur komen te staan.

Wat niet weet, wat niet deert?

Uit twee rechterlijke uitspraken (Siemens/Altrex en Siemens/Maverick) in 2016 blijkt dat de aansprakelijkheid van werkgevers bij het downloaden van illegale software door hun werknemer ver reikt. In beide gevallen werkten de werknemers met software van Siemens die door de werkgever ter beschikking was gesteld. De werknemers hadden illegaal extra modules/nieuwe releases gedownload van de Siemens software. Siemens eiste schadevergoeding van de werkgevers. Maar waren de werkgevers wel aansprakelijk voor het illegaal downloaden door hun werknemers?

De rechter vond van wel. Dat de werkgever niets van de inbreuk af wisten, maakte dat niet anders volgens de rechter. Als werkgever heb je het recht om werknemers te verbieden illegale software downloaden en beide werkgevers hadden dat verbod niet ingesteld. Maar hier houden de verplichtingen niet op voor de werkgever, want ook het downloaden, installeren en gebruiken van professionele software valt binnen de zeggenschap van de werkgever. Het enkel verbieden van illegaal downloaden is niet voldoende.

Risico-aansprakelijkheid

Het gaat in dit soort gevallen om zogeheten ‘risico-aansprakelijkheid’. Als werkgever ben je aansprakelijk voor schade van een derde veroorzaakt door een fout van een werknemer in de uitoefening van zijn taak. Vereist is daarbij dat:
- de werknemer deze taak in opdracht van de werkgever heeft verricht;
- de kans op de fout is vergroot door de opdracht van de werkgever;
- de werkgever zeggenschap had over de gedragingen waarin de fout van de werknemer is gelegen.

Kort gezegd: er moet een functioneel verband zijn tussen de opgedragen taak en de foutieve handeling. Het maakt daarbij niet uit of de fout is begaan binnen of buiten werktijd of op een andere plaats. Dat het in één van Siemens-rechtszaken ging om een privélaptop maakte de uitkomst daarom niet anders: de werkgever is aansprakelijk.

Schadevergoeding

Bij illegale downloads van werknemers kan de schade behoorlijk in de papieren lopen. Denk aan: de inbeslagname van apparatuur, de kosten van het opsporingsonderzoek en het  betalen van misgelopen licenties van de software leverancier. De schade van Siemens betrof in de twee zaken: 13.750 euro (Siemens/Maverick) en 24.780 euro (Siemens/Altrex). Daar komt volgens de wet dan ook nog de proceskosten bij. Ook die kosten zijn vaak niet mis. In de zaak van Siemens tegen Maverick bedroegen de proceskosten maar liefst 10.767 euro.

Wat moet ik doen om claims te voorkomen?

Er zijn een aantal acties die je als werkgever kunt ondernemen om claims met betrekking tot illegale downloads door je werknemer te kunnen voorkomen. Dit zijn de volgende:

1. Stel een duidelijk verbod tot het downloaden van illegale software voor je werknemers. Dit kun je bijvoorbeeld doen in een personeelshandboek;

2. Waarschuw je werknemers op actieve wijze voor de gevolgen van het illegaal downloaden van software;

3. Maak op apparatuur van de zaak - voor zover mogelijk - het illegaal downloaden van software onmogelijk;

4. Controleer regelmatig de apparatuur, maar zorg daarbij dat je geen inbreuk maakt op de privacy van de werknemers.

Wil je meer weten over hoe je duidelijke regels kunt stellen voor je werknemers? Of ben je verwikkeld geraakt in een conflict over illegale downloads? Stuur me dan een e-mail salome@legalmatters.com of bel me even via 088 - 6288 388. Ik help je graag verder!

Werkgever spreekt finale kwijting af met frauderende werknemer hoe zit dat

Werkgever spreekt finale kwijting af met frauderende werknemer: wat nu?

Door Charlotte van Eeden | 19 sep 2018

Soms komen werkgever en werknemer samen tot de conclusie dat de samenwerking niet meer goed…

De reflexwerking van algemene voorwaarden

De reflexwerking van algemene voorwaarden

Door Matthijs Roos | 29 aug 2018

Consumenten worden in het Nederlandse recht goed beschermd. Zo kunnen consumenten ná het sluiten van…

Aannemingsovereenkomst vs. overeenkomst van opdracht

Aannemingsovereenkomst vs. overeenkomst van opdracht

Door Lizzy Jansen | 29 aug 2018

Als ondernemer kun je verschillende soorten overeenkomsten sluiten met andere partijen. Het is daarbij van…

Hoge Raad géén doorbetaling loon na ontslag op staande voet!

Hoge Raad: géén doorbetaling loon na ontslag op staande voet!

Door Jolien Mooij | 29 aug 2018

Bij een ontslag staande voet eindigt de arbeidsovereenkomst per direct en staakt de werkgever direct…

Werknemer ontslagen om onjuiste informatie op LinkedInprofiel mag dat

Werknemer ontslagen om onjuiste informatie op LinkedInprofiel: mag dat?

Door Daisy Kruijver | 22 aug 2018

LinkedIn is niet meer weg te denken uit de huidige moderne samenleving, waarin het gebruik…