Zo bouw je een goed personeelsdossier op

Zo bouw je een goed personeelsdossier op

Je werknemer doet al een tijdje zijn werk niet meer zo goed. Het liefste wil je zo snel mogelijk van hem af. Maar zonder een goed opgebouwd personeelsdossier is dit onder de nieuwe ontslagregels nagenoeg onmogelijk. In dit blog geven we je tips voor de opbouw van een goed personeelsdossier.

Zo bouw je een goed personeelsdossier op
Als je van een werknemer af wilt omdat hij zijn werk niet goed doet, moet je bij de rechter aannemelijk kunnen maken dat hij disfunctioneert. Dit doe je met een goed opgebouwd personeelsdossier.

Wij verwachten dat de rechter, door de invoering van het nieuwe ontslagrecht op 1 juli 2015, nog kritischer naar dit dossier zal kijken dan voorheen. De rechter kan nu alleen nog kiezen uit de volgende opties: of het disfunctioneren is voldoende aangetoond en hij het dienstverband ontbindt waarbij hij de transitievergoeding toekent of hij ontbindt niet omdat het disfunctioneren van de werknemer niet of onvoldoende is aangetoond. In het oude ontslagrecht kon de rechter ook in de tweede situatie ontbinden, maar dan had hij ook nog de mogelijkheid om daar een hogere vergoeding aan te verbinden.

Kortom: het wordt nog belangrijker om het disfunctioneren van de werknemer aan te tonen anders wordt het dienstverband niet ontbonden.

Checklist personeelsdossier

Wij hebben daarom een checklist voor je opgesteld voor de opbouw van een goed personeeldossier. Hieraan moet een personeelsdossier in ieder geval voldoen:

  • Start personeelsdossier: Begin met de opbouw van een personeelsdossier bij aanvang van het dienstverband.
  • Een arbeidsovereenkomst: Zorg voor een getekende arbeidsovereenkomst in het dossier.
  • Een duidelijke functieomschrijving: Om discussie op een later moment te voorkomen is het van belang om een duidelijke functieomschrijving aan de werknemer te overhandigen en een getekende versie in het personeelsdossier te bewaren.
  • Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken:  Als werkgever moet je tijdens deze gesprekken duidelijk aangeven wat er niet goed gaat, onderbouw dit met concrete voorbeelden en verbeterpunten. Voeg de getekende  verslagen vervolgens toe aan het dossier.
  • Werknemer tijdig in kennis stellen: De werknemer moet tijdig in kennis worden gesteld dat hij niet naar wens functioneert. Leg dit ook schriftelijk vast.
  • Correspondentie: Bewaar alle relevante correspondentie met de werknemer in het personeelsdossier. Denk hierbij aan waarschuwingen en bijvoorbeeld afspraken over een opleiding.
  • Een verbetertraject en verslagen hiervan: De werknemer moet in voldoende mate in de gelegenheid zijn gesteld om zijn functioneren te verbeteren. Het is aan de werkgever om de werknemer hierin te begeleiden en hem hierin bijvoorbeeld scholing, begeleiding en coaching aan te bieden. Plan daarnaast regelmatig een gesprek met je werknemer waarin je de voortgang bespreekt. Zorg dat je in een dergelijk traject snel doorpakt en niet te veel tijd laat zitten tussen de verschillende acties. Maak van alle gesprekken verslagen die je door de werknemer laat ondertekenen en toevoegt aan het dossier.
  • Scholingsplicht: Je moet gedurende het dienstverband voldoende zorg hebben besteed aan scholing. Het disfunctioneren mag geen gevolg zijn van een tekort aan scholing. De scholing die heeft plaatsgevonden moet dus altijd in het personeelsdossier worden opgenomen.
  • Arbeidsomstandigheden: Het disfunctioneren mag niet het gevolg zijn van slechte arbeidsomstandigheden. Een arbobeleid is daarom aan te raden.
  • Ziekte of gebrek: Het disfunctioneren mag daarbij niet een gevolg zijn van een ziekte of gebrek van de werknemer.
  • Consistent en transparant: Zorg dat er sprake is van een overzichtelijk dossier zonder zeer plotselinge veranderingen. Het is bijvoorbeeld niet aannemelijk dat een werknemer die altijd goed heeft gepresteerd ineens absoluut niet voldoet aan de verwachtingen. Het is daarbij van belang dat je alle gesprekken over het functioneren van de werknemer schriftelijk bevestigt aan de werknemer en dat je deze bevestiging door de werknemer laat tekenen.
  • Periode van opbouw: Je moet er rekening mee te houden dat een dossier niet is opgebouwd in twee maanden.  Denk eerder aan een periode van zes maanden tot een jaar. Begin dus tijdig met het in kennis stellen van de werknemer en het opstarten van het verbetertraject.
  • Goed werkgeverschap: Blijf altijd de eisen die het goed werkgeverschap aan jou stelt in het oog houden. Zorg ervoor dat het geen ‘pestdossier’ wordt. Laat in het dossier zien dat je hem een eerlijke kans hebt gegeven. Handel je toch in strijd met de redelijkheid en billijkheid dan zou dit ertoe kunnen leiden dat de rechter naast de transitievergoeding ook een billijke vergoeding aan de werknemer toekent.

Vanaf 1 juli 2015 is een compleet en professioneel personeelsdossier dus nog belangrijker dan voorheen. Wil je hulp bij het opbouwen van een goed personeelsdossier of wil je laten controleren of je op de juiste weg zit? Neem dan gerust contact met ons op. Of word member en stel onbeperkt vragen aan je eigen jurist.

Léonie Rodenburg is jurist arbeidsrecht

Werkgever spreekt finale kwijting af met frauderende werknemer hoe zit dat

Werkgever spreekt finale kwijting af met frauderende werknemer: wat nu?

Door Charlotte van Eeden | 19 sep 2018

Soms komen werkgever en werknemer samen tot de conclusie dat de samenwerking niet meer goed…

De reflexwerking van algemene voorwaarden

De reflexwerking van algemene voorwaarden

Door Matthijs Roos | 29 aug 2018

Consumenten worden in het Nederlandse recht goed beschermd. Zo kunnen consumenten ná het sluiten van…

Aannemingsovereenkomst vs. overeenkomst van opdracht

Aannemingsovereenkomst vs. overeenkomst van opdracht

Door Lizzy Jansen | 29 aug 2018

Als ondernemer kun je verschillende soorten overeenkomsten sluiten met andere partijen. Het is daarbij van…

Hoge Raad géén doorbetaling loon na ontslag op staande voet!

Hoge Raad: géén doorbetaling loon na ontslag op staande voet!

Door Jolien Mooij | 29 aug 2018

Bij een ontslag staande voet eindigt de arbeidsovereenkomst per direct en staakt de werkgever direct…

Werknemer ontslagen om onjuiste informatie op LinkedInprofiel mag dat

Werknemer ontslagen om onjuiste informatie op LinkedInprofiel: mag dat?

Door Daisy Kruijver | 22 aug 2018

LinkedIn is niet meer weg te denken uit de huidige moderne samenleving, waarin het gebruik…