Zo bouw je een goed personeelsdossier op

Zo bouw je een goed personeelsdossier op

Je werknemer doet al een tijdje zijn werk niet meer zo goed. Het liefste wil je zo snel mogelijk van hem af. Maar zonder een goed opgebouwd personeelsdossier is dit onder de nieuwe ontslagregels nagenoeg onmogelijk. In dit blog geven we je tips voor de opbouw van een goed personeelsdossier.

Zo bouw je een goed personeelsdossier op
Als je van een werknemer af wilt omdat hij zijn werk niet goed doet, moet je bij de rechter aannemelijk kunnen maken dat hij disfunctioneert. Dit doe je met een goed opgebouwd personeelsdossier.

Wij verwachten dat de rechter, door de invoering van het nieuwe ontslagrecht op 1 juli 2015, nog kritischer naar dit dossier zal kijken dan voorheen. De rechter kan nu alleen nog kiezen uit de volgende opties: of het disfunctioneren is voldoende aangetoond en hij het dienstverband ontbindt waarbij hij de transitievergoeding toekent of hij ontbindt niet omdat het disfunctioneren van de werknemer niet of onvoldoende is aangetoond. In het oude ontslagrecht kon de rechter ook in de tweede situatie ontbinden, maar dan had hij ook nog de mogelijkheid om daar een hogere vergoeding aan te verbinden.

Kortom: het wordt nog belangrijker om het disfunctioneren van de werknemer aan te tonen anders wordt het dienstverband niet ontbonden.

Checklist personeelsdossier

Wij hebben daarom een checklist voor je opgesteld voor de opbouw van een goed personeeldossier. Hieraan moet een personeelsdossier in ieder geval voldoen:

  • Start personeelsdossier: Begin met de opbouw van een personeelsdossier bij aanvang van het dienstverband.
  • Een arbeidsovereenkomst: Zorg voor een getekende arbeidsovereenkomst in het dossier.
  • Een duidelijke functieomschrijving: Om discussie op een later moment te voorkomen is het van belang om een duidelijke functieomschrijving aan de werknemer te overhandigen en een getekende versie in het personeelsdossier te bewaren.
  • Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken:  Als werkgever moet je tijdens deze gesprekken duidelijk aangeven wat er niet goed gaat, onderbouw dit met concrete voorbeelden en verbeterpunten. Voeg de getekende  verslagen vervolgens toe aan het dossier.
  • Werknemer tijdig in kennis stellen: De werknemer moet tijdig in kennis worden gesteld dat hij niet naar wens functioneert. Leg dit ook schriftelijk vast.
  • Correspondentie: Bewaar alle relevante correspondentie met de werknemer in het personeelsdossier. Denk hierbij aan waarschuwingen en bijvoorbeeld afspraken over een opleiding.
  • Een verbetertraject en verslagen hiervan: De werknemer moet in voldoende mate in de gelegenheid zijn gesteld om zijn functioneren te verbeteren. Het is aan de werkgever om de werknemer hierin te begeleiden en hem hierin bijvoorbeeld scholing, begeleiding en coaching aan te bieden. Plan daarnaast regelmatig een gesprek met je werknemer waarin je de voortgang bespreekt. Zorg dat je in een dergelijk traject snel doorpakt en niet te veel tijd laat zitten tussen de verschillende acties. Maak van alle gesprekken verslagen die je door de werknemer laat ondertekenen en toevoegt aan het dossier.
  • Scholingsplicht: Je moet gedurende het dienstverband voldoende zorg hebben besteed aan scholing. Het disfunctioneren mag geen gevolg zijn van een tekort aan scholing. De scholing die heeft plaatsgevonden moet dus altijd in het personeelsdossier worden opgenomen.
  • Arbeidsomstandigheden: Het disfunctioneren mag niet het gevolg zijn van slechte arbeidsomstandigheden. Een arbobeleid is daarom aan te raden.
  • Ziekte of gebrek: Het disfunctioneren mag daarbij niet een gevolg zijn van een ziekte of gebrek van de werknemer.
  • Consistent en transparant: Zorg dat er sprake is van een overzichtelijk dossier zonder zeer plotselinge veranderingen. Het is bijvoorbeeld niet aannemelijk dat een werknemer die altijd goed heeft gepresteerd ineens absoluut niet voldoet aan de verwachtingen. Het is daarbij van belang dat je alle gesprekken over het functioneren van de werknemer schriftelijk bevestigt aan de werknemer en dat je deze bevestiging door de werknemer laat tekenen.
  • Periode van opbouw: Je moet er rekening mee te houden dat een dossier niet is opgebouwd in twee maanden.  Denk eerder aan een periode van zes maanden tot een jaar. Begin dus tijdig met het in kennis stellen van de werknemer en het opstarten van het verbetertraject.
  • Goed werkgeverschap: Blijf altijd de eisen die het goed werkgeverschap aan jou stelt in het oog houden. Zorg ervoor dat het geen ‘pestdossier’ wordt. Laat in het dossier zien dat je hem een eerlijke kans hebt gegeven. Handel je toch in strijd met de redelijkheid en billijkheid dan zou dit ertoe kunnen leiden dat de rechter naast de transitievergoeding ook een billijke vergoeding aan de werknemer toekent.

Vanaf 1 juli 2015 is een compleet en professioneel personeelsdossier dus nog belangrijker dan voorheen. Wil je hulp bij het opbouwen van een goed personeelsdossier of wil je laten controleren of je op de juiste weg zit? Neem dan gerust contact met ons op. Of word member en stel onbeperkt vragen aan je eigen jurist.

Léonie Rodenburg is jurist arbeidsrecht

Opgelet bij het ontbinden van overeenkomsten!

Opgelet bij het ontbinden van overeenkomsten!

Door Puk Birnie | 11 jul 2018

Het gebeurt dagelijks: het sluiten van overeenkomsten. Helaas ontstaan er ook problemen bij de uitvoering…

Niet-geslaagde mediation reden voor ontbinding

Niet-geslaagde mediation reden voor ontbinding arbeidsovereenkomst?

Door Charlotte van Eeden | 11 jul 2018

Hoewel jij als werkgever hopelijk alleen maar talentvolle werknemers in dienst hebt waar je het…

Da’s pech negen vierkante meter weg!

Da’s pech: negen vierkante meter weg!

Door Matthijs Roos | 04 jul 2018

Stel je voor: je hebt net een huis gekocht en je ontdekt dat het pand…

40 seconden kinderporno geen strafrechtelijke vervolging, wel een dringende reden

40 seconden kinderporno: geen strafrechtelijke vervolging, wel een dringende reden

Door Leonie Rodenburg | 27 jun 2018

We hebben het je vorige week nog laten weten: een ontslag op staande voet kun…

AVG hoe verliep de eerste maand

AVG: hoe verliep de eerste maand?

Door Imme Jane Brand | 27 jun 2018

Inmiddels wordt de AVG ruim een maand gehandhaafd. Veel bedrijven hebben in de afgelopen maanden…